１．内容証明郵便とは
内容証明郵便とは「いつ、誰が、誰に対して、どんな文面の手紙を送ったか」ということを郵便局が証明してくれる文書のことです。法律やビジネス上、重要な文書には内容証明が必要不可欠な場合があり、例えば、契約や取引の内容を証明するため、請求書や領収書に記載された日付を確認するために使用されます。
２．内容証明郵便の効果
内容証明郵便を受け取った相手は、その内容について驚きます。この通知を無視した場合、損害賠償請求など法的手段を検討するといった強い意思表示を伝えることができます。相手に心理的な圧力をかえて、裁判などお金や時間をかけずに解決を図る糸口を探します。また、後日裁判になった場合、証拠として有効に活用できます。そして行政書士が代理人となって内容証明郵便を出す場合はその効果がより大きいものになると考えています。
３．内容証明郵便の作り方（郵便局の窓口へ行く場合）
(1)必要な書類を用意する
同じ内容の文書を3通作成します。1通は相手に送られるものです。残り2通は郵便局が保管、差出人がそれぞれ保管します。内容証明郵便の記載はインターネットにサンプルなどありますので適宜修正の上、準備ください。
(2)内容証明郵便を差し出す方法には以下の2パターンあります。
①郵便局の窓口へ行って出す
・内容証明郵便として出す文書・・3通
・差出人と受取人の住所氏名を記載した封筒・・1通
・必要な料金(文書の量によりますがおおよそ1300~円＋速達料金)
・印鑑（認印で大丈夫です）
４．内容証明郵便の作り方（インターネットを利用する場合）
②インターネットの電子内容証明サービス(e内容証明)を利用する
・利用登録が必要になります。
・日本郵便の定めた手続きに従って進めていきます。
・自動的に内容証明文書が3部作成されます。
・プリントアウトして保管してください。
５．行政書士を代理人として内容証明郵便の差し出される場合のフロー
上記の内容証明郵便を出すやり方になりますが、ご自身で内容証明郵便を出すのは少し手間がかかります。自分で内容証明郵便を出すのは時間もないし面倒だ、また、相手に心理的な圧迫をかけたいと思われる方は行政書士にて代理で内容証明郵便の発行をお任せいただくことができます。
- STEP1まずはメールで問い合わせ（お客様）
お問い合わせページより、どんな内容を証明したいのか記入してください。
- STEP2ヒアリングシートのご記入（お客様）
お問い合わせをいただきましたら、当事務所から3営業日以内にお客様にヒアリング項目を送付します。お客様にご記入の上、メールにてご返信ください。
- STEP3内容証明書（案）の作成（当事務所）
お客様からヒアリングした内容をもとに当事務所にて内容証明書（概案）等を作成し、料金、納品スケジュールなどご連絡いたします。
- STEP4内容証明書の作成（当事務所）
ご入金後、内容証明書を作成いたします。必要に応じて電話やZoom等にて面談させていただきます。
Wordファイルにて納品させていただきます。修正回数は3回までとさせていただきます。 - STEP5内容証明郵便の発送対応（当事務所にご依頼される場合）
内容証明書に合意いただいた後、内容証明郵便の発送までご依頼いただく場合、当事務所にてご対応させていただきます。当事務所にて郵便局にて内容証明郵便の対応した後、差出人に控えをご送付させていただきます。なお、電子内容証明郵便(e内容証明)のご依頼をいただいた時も同様に控えをご送付させていただきます。
